【文章で損をしないための必須テクニック6つ】これからの時代に必要な伝える力

自己啓発
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現代ではインターネットやSNSが普及し、文章を書く機会が増えています。そして、これからの時代は決められた仕事をするだけでなく、自分の思いや考えを発信していくことがより重要になってきます。

人間性や仕事の出来は申し分ないのに、相手に伝える力がないだけで大きく損をしてしまうかもしれません。人付き合いもそうですが、わかりやすい人の方が付き合いやすかったりしますので、文章も伝わりやすいに越したことは無いと思います。

文章で損をしている人たちが書く文章には次の3つの共通点があります。

  • 文章が雑で誤字・脱字が多い
  • 難しい漢字やカタカナを多用する
  • まわりくどい言い方をする

伝わる文章を書くには、逆にいうと伝わりにくい文章を書かなければよいということです。つまり、伝わる文章を書くために重要なことはシンプルに丁寧に書けば良いだけなので、実はそんなに難しいことではありません。

今回は、伝わりにくい文章をの伝わる文章に変えるために必須となる6つのテクニックを紹介したいと思います。

伝わる文章のための6つのテクニック

メッセージを一つにしぼる

文章が伝わらない理由のひとつには、メッセージがたくさんありすぎるということが挙げられます。これは、文章だけでなく会話にも共通することになります。

また、親切な人ほどいろいろ伝えないと思い、あれもこれもと思ってしまいがちです。しかし、言いたいことを欲張りすぎると、かえって何も伝わらなくなり、逆に一方的に主張を押しつけられているような印象さえ与えてしまいます。

こうならないためには、「メッセージは一つにしぼる」ことが大事になります。メッセージを一つにしぼると、60文字以内の短文で収まる程度になります。逆にこれ以上の文字数になると、わかりにくくなり伝わりにくい文章となってしまいます。

(ポイント)

・1文を60文字以内の短文で書く

(例)

×熱がって湯船に入ろうとしない子供たちと背中を流しあって楽しく過ごした。

○子供たちは熱がってなかなかお風呂に入らなかった。頑張ってお風呂に入ったのち、順番に背中を流しあった。子供たちはとても楽しそうだった。

具体的に書く

表現や内容があいまいだと何も伝わらず、印象に残らず結局何が言いたかったのかがわかりにくくなります。このため、文章は出来るだけ具体的に書くようにします。具体的であればあるほど人を惹きつける文章になります。

ポイントとしてはいくつかありますが、すべてに言えることは伝えることをさぼらないということです。

(ポイント)

  • 副詞(ものすごく、もっともっと、など)をなるべく使わない
  • 事例を使って説明する
  • 慣れない言葉は使わない
  • 数字を使って説明する

(例1)

×雰囲気のいいお店だった。

○アンティークな木目調のドアを開け店内に入ると、ゆったりとしたジャズが流れていた。

(例2)

×完璧な商品を待つ必要はない。

○完璧な商品を待つ必要がない。たとえば、・・・

無駄な言葉は思い切って削る

しゃれた言い回しは知っているとつい使用したくなります。しかし、こういった言葉は自己満足になりやすく、無駄な言葉が多くなったりして文章が煩雑になりがちになります。

このため、しゃれた言い回しは使用せず無駄な言葉は思い切って削るようにします。また、しゃれた言い回しは2重表現になりやすくなります。2重表現は自分では気づきにくいので、普段から簡潔な文章を心がけ、不要な表現はないか探すようにしてみることが必要になります。

(ポイント)

・2重表現をしない(2重表現の例:まず第一に、はっきり明言する、最終結論など)

(例1)

×会社を経営する際、最優先で大事にすべきことは顧客である

○大事なことは顧客である

(例2)

×仕事の勤務時間後、

○仕事が終わったら、

主語と述語は近くに置く

日本語は主語があいまいな言語ですが、文章を書くときは主語と述語をしっかりと意識して書くとより伝わりやすい文章になります。そして主語と述語はなるべく近くに置くようにします。主語と述語を離すと関係性が見えにくくなり文章が伝わりにくくなってしまいます。

(例)

×企業は、~をつかいこなせていない

○~を企業はつかいこなせていない

漢字またはひらがなのどちらかの表記に統一する

一つの文章の中で同じ言葉が、漢字表記になっていたり、ひらがな表記になっていたりすると 文章全体の統一感がなくなり、メッセージが伝わりにくくなります。

文章を書いたら読み返し、漢字またはひらがなのどちらかの表記に統一するよう直しましょう。文章の内容には関係ないと思うかもしれませんが、こういった小さなところでも読み手は敏感に感じ取り、文章に対しての印象が変わってきます。丁寧な文章だと読み手も理解しようという気になるものなのです。

(例)

×パンをつくる人たちとパンを食べる人達、

○パンをつくる人たちとパンを食べる人たち、

書きあがったら必ず読み返す 

文章が書きあがったら必ず読み返しましょう。出来ることなら少し間を置きながら3回ぐらい読み返しをすると誤字、脱字、間違っている言葉に気がつくことが出来ます。

また、自分の書きたいことを意識しすぎてしまうと、客観的に文章をとらえることが出来なくなり、間違った表現を書いていることに気がつくことが出来なくなります。

下の例では、プレゼントのことをプレゼンテーションと思い込んでしまって書いた例になります。思い込んでしまったら、読み返しても気がつかない場合がありますので、少し時間をおいて落ち着いて読み返してみると間違った表現だと気がつくことが出来るかもしれません。

(例)

×スティーブ・ジョブズはプレゼントの名人

○スティーブ・ジョブズはプレゼンテーションの名人

人の文章だと読んでいて誤字、脱字などがあると気になってしまいます。あまりにもひどいと書き手の知識や人間性を疑われ、どれだけ良いことを書いていても、悪い印象を持ち文章自体に信頼性が無くなってしまいます。そうならないようにも、文章は読み返し誤字・脱字を減らすことで損をしないようになります。

まとめ

インターネットやSNSが普及したおかげで、文章力の重要性を痛感している人は多いのではないでしょうか。しかし、痛感していても何もしないままだと、ずっと損をし続けたままになります。

文章の書き方のコツやテクニックは今回紹介した以外にもまだまだたくさんあります。文章が上手になるには、このようなコツやテクニックを知り、あとはひたすら書いていくしかありません。

これからはメールやブログ、SNSなどコミュニケーションツールが増え、自分の思いや考えを発信していくことがより重要になってきます。こうした時代を上手に生きていくためにも、伝わる文章が書けるように心がけていくことが大切になると思います。

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